A comunicação dentro de uma equipe é favorecida por metas claras, e papeis responsabilidades e estruturas de tarefas bem definidos. A clareza de metas e estruturas também reduz os conflitos e promove o desenvolvimento de “modelos mentais compartilhados” – opiniões comuns sobre o trabalho e o ambiente em que a equipe atua -, que tornam mais fácil a comunicação entre os membros da equipe.
Em geral, quanto mais alta a interdependência da equipe, maior a necessidade de comunicação frequente. As equipes necessitam tanto de comunicação transacional (que contém informações e orientações sobre as tarefas e os processos) como de informação relacional (para o desenvolvimento de um entendimento comum e para a construção e a manutenção de uma união social).

A comunicação com o mundo extraequipe foi investigada pela professora de gestão norte-americana Deborah Ancona e colaboradores, no final da década de 1980 e início dos anos 1990. Em uma pesquisa com cinco empresas de consultoria, foram identificadas três estratégias que as equipes e seus líderes adotavam para gerenciar os relacionamentos com pessoas fora da equipe:

  • Informar - Os integrantes permanecem relativamente isolados do ambiente, enquanto a equipe elabora o que quer fazer, antes de revelar suas intenções.
  • Desfilar - Os integrantes revelam alto nível de observação passiva do ambiente e de consolidação interna da equipe, e promovem sua visibilidade ao manter os colegas extraequipe atualizados sobre os progressos conseguidos pela equipe.
  • Testar - A equipe descobre as características do ambiente externo ao interagir com ele, consultando pessoas de fora, executando experimentos com elas e promovendo ativamente aquilo que a equipe tenha alcançado.

As equipes que adotaram a estratégia de testar obtiveram as mais altas classificações de desempenho na opinião de pessoas de fora, embora a satisfação dos membros e sua união fossem menos no curto prazo. Parece que as equipes eficientes desenvolvem estratégias para aliviar os aspectos negativos dessa abordagem focada no círculo externo.


Numa pesquisa subsequente com 38 novas equipes de desenvolvimento de produtos com o psicoterapeuta norte-americano David Caldwell, foi observado que as equipes praticam a comunicação vertical destinada a moldar a opinião do escalão administrativo superior (o papel diplomático), a comunicação horizontal voltada a coordenar o trabalho e obter feedback (papel de coordenação das tarefas)e a comunicação horizontal destinada a um escaneamento geral do ambiente técnico e do mercado. Nesse caso, constataram que as atividades diplomáticas estavam mais associadas a uma avaliação positiva do desempenho da equipe pelo escalão administrativo superior (em termos de orçamentos e adesão a prazos) no início da atuação dessa equipe. Mas, conforme as equipes amadureciam, as atividades de coordenação das tarefas relacionavam-se mais positivamente com a opinião do escalão administrativo superior quanto a equipe era inovadora. O escaneamento geral estava associado a baixos índices na avaliação feita pelo escalão superior nas duas oportunidades.

Uma das conclusões que se pode extrair dessa pesquisa é que as equipes precisam ser proativas quanto a adaptar suas estratégias de comunicação com o círculo externo.

Nesse contexto, o diálogo do coaching começa com a identificação das necessidades de comunicação tanto internas a equipe quanto externas, obedecendo a uma série de tópicos: informação, coordenação, gerenciamento da reputação, autonomia, acesso a recursos e assim por diante, tanto para as tarefas primárias da equipe como para as atividades que ela tem de empreender em apoio à realização da tarefa, tais como reservar algum tempo para aprendizagem. O diálogo, então, passa a abordar quão bem a equipe lida com cada uma dessas necessidades de comunicação e quais os métodos de feedback que estão em ação para verificar se os processos de comunicação estão funcionando.

Um ponto crítico aqui é se as pessoas querem ou precisam ser informadas, consultadas ou envolvidas na tomada de decisão em cada uma dessas áreas. Finalmente, o diálogo de coaching explora como a equipe pode melhorar sua comunicação em geral, e quais áreas devem ser priorizadas para evoluir.

David Clutterburck em Coaching Eficaz: Como orientar sua equipe para potencializar resultados