No mundo moderno, somos bombardeados o tempo todo por informações e estímulos que trabalham como ladrões do tempo.
São pequenos comportamentos e ações que, ao serem somados, tomam grande parte do tempo. E que fazem falta, pois você poderia estar estudando, trabalhando ou até mesmo investindo em si próprio.
O dia tem 24 horas para todo mundo, mas por que ele parece ser mais curto que isso?
Para encontrar a resposta, reuni neste artigo tudo que você precisa saber sobre os ladrões de tempo, o impacto que eles geram em nosso cotidiano e algumas técnicas para espantá-los e aumentar a sua produtividade.
Siga a leitura!
O que são ladrões do tempo?
No dia a dia, existem comportamentos que parecem inofensivos, mas que podem ser muito prejudiciais à sua produtividade.
Os ladrões do tempo são agentes que interrompem a nossa produção e nos impedem de manter a concentração para um fluxo de trabalho contínuo.
Um dos fatores mais citados pelos especialistas, a interrupção é fácil de entender como um desperdício do tempo. Afinal de contas, quem nunca foi interrompido por um colega em meio a uma tarefa importante e custou a recuperar sua concentração?
Outro vilão da produtividade é o e-mail, que acaba gerando uma pausa no trabalho com ainda mais trabalho, causando uma bola de neve, fazendo com que nenhuma tarefa seja completada, apenas iniciada.
É claro que, hoje em dia, precisamos estar atentos a nossa caixa de entrada, mas é importante que exista um limite na frequência que você vai checar por novas mensagens
Nesse mesmo sentido, as redes sociais também devem ser um ponto de atenção. Com o avanço dos smartphones podemos ter contato com pessoas do outro lado do planeta com um simples toque na tela, e isso pode ser útil para a produtividade se soubermos dosar.
Assim, é preciso resistir à tentação de passar o dia conversando com amigos e familiares, já que isso acaba sendo péssimo para a sua produtividade.
Todos esses fatores citados como ladrões de tempo dizem respeito à internet, mas é importante não pular para a conclusão de que ela é uma vilã absoluta.
O fato é que o acesso à internet pode ser uma potente ferramenta, capaz de até mesmo de alavancar sua produtividade, desde que seja utilizada de maneira contida e responsável.
Que impactos eles geram na nossa vida?
Quando falei sobre como a interrupção é um ladrão de tempo, não significa que ela nos tira apenas aqueles minutos usados para fazer uma pergunta ou ajudar alguém com uma tarefa.
Segundo especialistas, nós chegamos a perder de 7 a 14 minutos de trabalho toda vez que somos interrompidos por alguém no meio de uma tarefa.
Se você é interrompido 10 vezes por dia, que é um número até baixo, isso significa que passou de 70 a 140 minutos do seu dia apenas tentando concentrar-se, sem estar de fato trabalhando em alguma tarefa.
Esses minutos são tempo perdido, o qual você não está nem produzindo nem descansando, apenas tentando retomar seu foco que foi roubado.
No caso de checar os e-mails, por ser uma tarefa que faz parte da rotina de trabalho, podemos ser levados a acreditar que essa seria uma interrupção positiva.
Na prática, quem confere a caixa de entrada o tempo todo não tem nada a ganhar, além de uma ansiedade aumentada por ver sua lista de tarefas crescendo e não conseguir dar conta de finalizá-la.
No caso das redes sociais e outros serviços da internet, é preciso entender que eles têm seu espaço dentro da rotina de trabalho, mas não devem extrapolá-lo.
Quem passa muito tempo em redes sociais, conversando por mensagens de texto ou lendo o noticiário, acaba sofrendo no futuro para dar conta de entregar tudo dentro do prazo, agora ainda mais curto.
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Como evitar os ladrões do tempo e ser mais produtivo?
Quando falo dos ladrões do tempo, é preciso entender que esses são todos casos de roubos consentidos pela vítima.
Portanto, converse com seus colegas de trabalho ou familiares (especialmente no caso do home-office) e estabeleça uma quantidade ou um período para as interrupções.
Se você tem um cargo de gerência, o qual depende do trabalho de outras pessoas da equipe, tente agendar horários para troca de informações com o time, deixando claro que, naquele momento - e apenas naquele momento -, você estará disponível para consultas de forma irrestrita.
Se você trabalha em casa, busque conversar com a família para que eles entendam que durante uma parte do dia você estará inacessível, como se você estivesse ausente trabalhando em um escritório.
No caso do e-mail, a solução é mais fácil: desative as notificações e determine períodos em que você vai consultar a caixa de entrada - três ou quatro vezes ao dia, por exemplo, dependendo da sua função.
E para as redes sociais, também vale a pena determinar o tempo para navegar de maneira descompromissada, estabelecendo alarmes ou lembretes para quando for a hora de desconectar.
Como ser mais produtivo nas organizações?
A comunicação e a informação são chaves para enfrentarmos os temidos ladrões do tempo dentro das organizações.
Nesse sentido, é função do gestor ouvir sua equipe e expor todas as formas em que as tarefas secundárias podem estar atrapalhando a produtividade do coletivo
É preciso que a chefia seja parte da solução, estabelecendo prioridades claras e consistentes e evitando interrupções desnecessárias por e-mail, telefone ou reunião presencial.
Passo a passo para gerenciar o seu tempo
É importante dizer que ser ocupado não é a mesma coisa que ser produtivo.
Assim, é preciso ter muito autoconhecimento para analisar sua falta de tempo e se perguntar: "Será que eu realmente estou sem tempo ou não consigo administrar meu tempo da maneira correta?".
Quer aprender a gerenciar o seu tempo? Pois bem! Nos dois dias do MUDE SEUS RESULTADOS você irá conferir dicas para conseguir gerenciar melhor o seu tempo, de modo que ele pareça ter 30 horas!
Não se permita ser roubado
Silenciosos, porém, destrutivos, os ladrões do tempo estão por todo lado em nosso dia a dia. Esses pequenos comportamentos, que podem parecer inofensivos, correspondem por grande parte do desperdício em produtividade e representam um tempo jogado pela janela.
Interrupções que atrapalham a concentração no fluxo de trabalho podem vir tanto de colegas de trabalho, de chefes, ou pela checagem excessiva dos e-mails. Elas fazem com que o profissional abandone uma tarefa para se dedicar a outra, e assim por diante, sem nunca concluir o que precisava fazer.
Como nem tudo são espinhos, existem técnicas de gestão de tempo que podem ajudar a evitar todos esses fatores que minam a produtividade. E no MUDE SEUS RESULTADOS você poderá conferir todas elas!
Diversas metodologias serão apresentadas no evento - que será presencial -, e tenho certeza que oferecerão um brilhante suporte para quem deseja calibrar seus comportamentos, ter dias mais produtivos e acabar com a ansiedade de quem nunca consegue finalizar uma tarefa.
