Esse artigo é voltado a profissionais de Coaching, consultoria, mentoria, professores, palestrantes ou qualquer outro que utiliza o atendimento online para atender os seus clientes. A finalidade do texto é explicar como você pode melhorar a qualidade operacional do seu atendimento online com alguns pequenos ajustes no seu equipamento. 

Conexão

Se você vai realizar atendimentos online, ter uma conexão de alta velocidade é mais que necessário. Isso garante que não haverá quedas de conexão. Se possível, pergunte ao fornecedor se o cabeamento é através de fibra óptica, pois esse tipo é mais seguro. 

Caso você estiver em um ambiente corporativo, em que muitas pessoas utilizam a rede, questione o fornecedor sobre um plano mais potente, são mais caros, porém, mais seguros e com uma velocidade melhor. 

Agora, se o seu estilo de vida é móvel, sempre viajando, a dica é evitar locais públicos, como, por exemplo, cafés, bibliotecas ou outros lugares com wi-fi gratuito. Além da conexão ser péssima, há o grande fluxo de pessoas e falta de privacidade. 

Tudo isso para garantir que você terá a melhor conexão possível, sem interrupções ou problemas.

Vídeo

Ter uma câmera de alta qualidade faz toda a diferença, pois afeta diretamente na qualidade da vídeo-chamada. Ter uma aparelho com qualidade baixa prejudica a comunicação e, consequentemente, o rapport com o cliente. 

Em casos extremos, existem ótimas câmeras portáteis disponíveis no mercado especialmente criadas para videoconferências, elas podem ser conectadas diretamente à entrada USB do seu computador e são rápidas para instalar.

Se certifique de ter uma boa iluminação, se possível indireta, ou seja, onde a luz não vem diretamente em seu rosto de forma agressiva criando sombras fortes, mas sim de uma maneira suave, causando uma imagem harmoniosa. Uma boa dica é comprar uma luminária de mesa, e quando for atender ou gravar um vídeo, colocar um pequeno pano branco em frente à lâmpada que dissipa a luz, ou virar a luminária para a parede, causando uma iluminação mais suave através do reflexo.

É importante ter equipamentos extras, de emergência, caso aconteça algum problema físico no seu equipamento. Por exemplo: estragou, acabou a bateria, queda de energia elétrica, etc. A grande maioria dos profissionais possui em seu escritório um computador fixo com câmera, um notebook , um tablet grande e celular (o  último não é o mais adequado, mas serve em uma emergência).

O enquadramento da câmera também é importante. O mais recomendado é o chamado enquadramento médio, onde sua imagem inicia na altura do peito e termina cerca de um palmo acima da sua cabeça. Este plano permite maior espaço para gesticulação e movimentação do corpo. Também é vital manter a câmera próxima ao nível dos olhos. Se necessário coloque o notebook sobre alguns livros ou compre um suporte, pois tanto uma câmera muito baixa como uma câmera muito alta deixam a visão distorcida e impessoal.

O cenário que fica atrás de você deve ser organizado e calmo, como, por exemplo, ter uma estante de livros, quadros ou pinturas. Na falta deles, uma parede simples e lisa. Um local muito movimentado ou desorganizado pode afetar a concentração do cliente.

Sobre comunicação: já pensou qual plataforma vai usar? Muitas requerem instalação e preparação, como o Skype e o Hangouts, mas essas têm mais estabilidade e funções como compartilhamento de tela, arquivos, conversa por texto e também áudio. Outras como o Facebook Vídeo e o WhatsApp Vídeo são mais práticos e ágeis, mas possuem menos ferramentas e podem ter problemas de vídeo e áudio. 

Fora estes ainda existem vários sites gratuitos para videoconferência, dos quais você inicia a sessão e passa ao cliente o link para lhe acompanhar. Faça o teste com várias delas e escolha a que melhor se adapta as suas necessidades.

Áudio

Existem dois  fatores fundamentais quando falamos de qualidade do áudio: o microfone e o ambiente.

Os microfones já acoplados aos aparelhos são muito sensíveis e captam qualquer coisa no ambiente e nos arredores. Isso significa que além da sua voz, o cliente irá escutar a chuva lá fora, os carros dirigindo, seu filho correndo pela casa, portas batendo, etc. A melhor alternativa, é utilizar fones de ouvido com microfone, modelos comuns que ao aderir um celular ou tablet vem no conjunto. 

Evite fones do tipo headset (modelos maiores que cobrem toda região dos ouvidos e fazem você parecer um piloto de avião) e também evite falar perto demais do microfone, para não causar ruídos irritantes. Peça a seu cliente, se possível, para também usar fones, ou pelo menos diminuir o volume de seus autofalantes, caso contrário, aquilo que você fala sai pelos autofalantes do dispositivo dele, é captado pelo microfone e devolvido a você, ou seja, você ouve um eco das suas palavras com atraso.

Se você não tem fones e depende do microfone nativo do dispositivo, o ambiente também deve ser levado em conta. Quartos maiores, principalmente com poucos móveis favorecem o que é chamado de Reverb - ondas sonoras que rebatem nas paredes, gerando uma sensação auditiva de estar falando numa caverna ou banheiro. 

Prefira ambientes menores ou com mais móveis. Se seu escritório é na sua moradia, comunique as pessoas próximas sobre a sessão e peça colaboração. Feche janelas e portas para diminuir ruídos externos.

Especificações da Sessão para o Cliente

Este é o fator mais importante, pois não adianta você entender tudo o que foi dito até aqui, se o seu cliente não entender. Antes de começar o processo, explique claramente como tudo vai funcionar, quais as melhores práticas e tenha regras sobre quais atitudes serão tomadas em caso de imprevistos - o que vai acontecer se a conexão cair, se a energia acabar, quanto tempo você vai esperar antes de cancelar a sessão? O que vai acontecer em caso de uma visita inesperada, um telefone tocando, um acidente grave? Se a câmera do cliente estragar, vocês continuam somente por áudio ou adiam a sessão? Quais códigos visuais e gestos vocês irão usar? Você deve ter todas estas regras muito bem claras para você e para seu cliente.

Colocados todos estes pontos, repito mais uma vez: uma sessão online deve ser o mais próximo possível de uma sessão presencial, para que o seu cliente aproveite os melhores benefícios que ela pode lhe oferecer.




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