Por que você deve se preocupar em tornar suas reuniões mais produtivas?

Apenas para ocupar melhor seu tempo durante o dia?
Para ocupar melhor o tempo das pessoas que você convoca para suas reuniões?
Para conseguir resolver com mais velocidade os problemas que você coloca em pauta?
Para dar o exemplo a outras pessoas sobre como se prepara e conduz uma reunião?
Quem sabe então para melhorar a percepção sobre sua imagem profissional?

Poderíamos listar uma relação enorme de vantagens e motivos para você se preocupar mas perderíamos o foco do artigo e não queremos, então acredite, vale a pena… Invista em tornar suas reuniões mais produtivas e você terá retorno deste investimento.

Bom, para ser objetivo, vou listar uma relação de hábitos que farão de você, uma referência positiva e exemplar em reuniões.

– Propósito da reunião
Comece fazendo uma reflexão sobre o objetivo da reunião que você pretende convocar. Ao final da sua reflexão, você deve ser capaz de responder objetivamente qual deverá ser a “entrega” desta reunião.

– Participantes
Seja criterioso sobre as pessoas que irá convocar. Você deve ter – de maneira clara – o entendimento de “como” cada participante pode e deverá contribuir durante a reunião.
Dica: Considere também o perfil de comportamento pessoal de cada um, será sua responsabilidade, como líder da reunião, conduzir os participantes para que contribuam como o momento necessita de cada um.

– Pauta
Monte a pauta da reunião listando os tópicos que deverão ser abordados e a relevância de cada assunto. A partir daí, estabeleça o tempo que cada tópico deverá ficar em pauta para que tenha definido, o prazo de duração da reunião.

– Local
Reserve um local que tenha o espaço e os recursos necessários para a reunião, como projetor, telefone, flipchart, quadro branco, apagador, pinceis, ar condicionado e etc.

– Convocação
A convocação é um momento delicado. Certifique-se de alguns detalhes:
* Convoque a reunião com antecedência – considerando a complexidade de agenda de cada participante;
* Envie a pauta para todos os participantes;
* Informe a cada participante o que a reunião espera deles;
* Certifique-se de que todos (principalmente os indispensáveis) aceitaram e realmente se planejaram para estar presentes;
* Destaque a importância da pontualidade.

– Início da reunião
Chegue com antecedência para conferir se está tudo em ordem e aproveite para receber os convocados.
Inicie a reunião pontualmente, mesmo que com algum tópico fora da pauta (mas dentro do contexto). É importante que todos os participantes percebam que a reunião iniciou no horário marcado.
Inicie a reunião pela seguinte ordem:
Cumprimente a todos, apresente as pessoas que não se conhecem, exponha o propósito da reunião, alinhe a expectativa de participação de cada convocado e explique a dinâmica da reunião (que os tópicos serão controlados por tempo, que você será o gestor da reunião, quem irá registara a ata, se permitirá ou não celulares e computadores, etc).

– Condução
Antes de iniciar cada tópico, anuncie o tempo planejado para o assunto e anuncie o objetivo a ser alcançado. Policie o assunto durante todo o tempo e fique alerta para algumas preocupações:
* Corte excesso de exemplos;
* Corte mudanças de assunto;
* Corte reuniões paralelas dentro da reunião principal;
* Corte a perda de foco dos participantes para o celular ou computador em temas que dependam deles;
* Corte conflitos improdutivos;
* Estimule os participantes a falarem quando o assunto em pauta precisar da participação destes;
* Sinalize a evolução do tempo e cobre a objetividade nos comentários para cumprirem os prazos.

Lembre-se constantemente, você está conduzindo a reunião.

Muito bem amigos, espero ter contribuído para o aprimoramento de todos em suas reuniões.
Um grande abraço



Informamos que esse texto é de inteira responsabilidade do autor identificado abaixo.

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Thiago Cirilo Porto Barbosa

Life Coach

Empresário e palestrante especialista em Carreiras de Sucesso. Coach em atendimentos presenciais ou remotos. ACESSE www.thiagoporto.com.br