De uma forma bem simples e clara, organizar é a arte de definir, eliminar e otimizar. Ou seja, se você não tiver claramente definido o que deseja e o que precisa ser feito, não conseguirá fazer nada.
Por esse motivo você precisa desenvolver o hábito de tomar decisões, por você e pelos outros. Precisa decidir o que é importante e essencial, para assim definir o que fazer. E se lembre do seguinte: não importa como você fez, mas, sim, o que você fez. Por isso a importância da definição
Uma vez definido o que fazer, é necessário que se elimine do caminho tudo o que não aproxima você da sua meta, evitando distrações e inconvenientes, permitindo que faça tudo da melhor maneira possível. Isso implica em ter que tomar ações não relacionadas a meta, mas que podem ajudar a tirar obstáculos do caminho.
Isso é necessário porque coisas em excesso se tornam o oposto, ou seja, muitas coisas a fazer acabam por resultar em nada a ser feito na prática.
A Lei de Pareto ou 80x20, nos diz que 80% dos resultados são produzidos por 20% dos esforços. Isso significa que, para 80% do resultado, 80% das suas ações poderiam ser cortadas, o que reforça a importância da eliminação.
- Quais os 20% de causas responsáveis por 80% dos seus problemas?
- E quais os 20% de causas responsáveis por 80% dos seus resultados?
- Por que eliminar essas ações que dificultam o alcance da sua meta?
Porque você precisará de tempo livre para fazer o que deseja. Uma vez definido o caminho, eliminados os excessos, é hora de otimizar. Aí é onde o bicho pega!
Precisamos evitar trabalhar somente pelo trabalho e fazer o menor esforço necessário para obter os melhores resultados. Nesse sentido, há um princípio do judô que diz: "máxima eficiência com mínimo esforço."
Para conseguir isso, precisamos conhecer dois outros princípios:
-Eficácia (fazer o necessário para atingir a meta)
-Eficiência (fazer da forma mais econômica possível)
Para utilizar esses dois princípios precisamos nos acostumar à definição e eliminação de excessos, mas também a uma outra lei. A Lei de Parkinson, a qual nos diz que uma tarefa aumentará de importância e de complexidade em relação ao tempo alocado para sua realização.
É a mágica do prazo iminente.
Então, para otimizar, vamos combinar as duas leis, como sugere Timothy Ferriss, escritor, empresário e palestrante americano:
1- Lei de Pareto ou relação 80x20: limite as tarefas ao que é importante para reduzir o tempo de trabalho.
2- Lei de Parkinson: encurte o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao que é importante.
Identifique as poucas tarefas críticas que contribuem para a maior parte da renda e planeje realizá-las com um prazo bem curto e bem definido.
Para maximizar isso você também precisa:
· Criar lotes
· Delegar e/ou Terceirizar
· Distribuir períodos de descanso
· Trabalhar com uma agenda organizada.
A organização deixa tudo mais claro e fácil de visualizar, mas nada disso funciona sem um método.
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