Você sabe a diferença entre prioridade, importância e urgência?
Quantas pessoas mesmo que trabalhem e se esforcem muito, não atingem seus objetivos? Isso, muitas vezes, acontece pelo fato de não saber dar prioridade e confundir a urgência com a importância das tarefas.
Pode-se definir prioridade como o “passo-a-passo” que você tem de seguir para alcançar uma meta de curto, médio ou longo prazo. Seria responder a simples pergunta: o que deve ser feito primeiro? Aqui se tem a prioridade do momento. Por exemplo, um estudante quando está na faculdade e deixa de trabalhar para se dedicar aos estudos, ele está dando prioridade a sua formação.
A importância está relacionada com o impacto que alguma tarefa pode te exigir, ou seja, o quanto ela representa para você, mas não necessariamente ela é urgente, por exemplo: “sei que é importante fazer exercícios físicos, minha saúde vai melhorar muito, mas deixarei para fazer depois”.
A urgência aparece como uma atividade que te exige atenção no momento, ela vira a prioridade de agora, isto é, a tarefa que se deve fazer primeiro ou dar mais atenção.
Mas como saber quando fazer cada atividade? Para isso é apresentado abaixo um simples esquema que pode ajudar a definir prioridades e relacionar a importância com a urgência.
- Primeiro escreva tudo que tem a fazer.
- Segundo é se perguntar, em cada tarefa: tem alta ou baixa urgência? Tem alta ou baixa importância?
- Com a lista de tarefas feita e tendo estas duas respostas para cada atividade que você deve fazer, você vai dar prioridade de acordo com a ordem abaixo:
1 – Primeiramente, dedicar energia e tempo, para o que tiver alta urgência e alta importância, pois isso representa tarefas que estão pedindo uma grande atenção e também são muito relevantes para sua vida, logo, a dica é: faça-as agora! Aqui entram casos como crises no trabalho ou pessoal, família, psicológico e ações que se não forem feitas podem te prejudicar altamente no presente e futuro.
2 - Após, vem às tarefas que tem alta importância e baixa urgência. São as que vão te ajudar muito em sua jornada, que estão ligadas ao seu modo de viver e planejamentos para o futuro, aquelas que vão impactar muito sua vida no médio e longo prazo, mas não necessariamente são urgentes, que tem de serem feitas neste exato momento. Sugere-se aqui planejar, criar estratégia e valorizar. Exemplos para este tópico são: projetos, planejamentos, preparação, treinamento, estudo e paciência.
3 – Em terceiro são as atividades que tem alta urgência e baixa importância. São atividades que pedem para serem feitas no momento, porém não são tão importantes para seus objetivos, com isso, a sugestão é despachar logo estas atividades, evita-las, delegar ou até deixar para depois. Por exemplo: quando um telefone toca; uma reunião que irá acontecer daqui a pouco, mas não é importante; visitas; e-mails recebidos; interrupções em geral.
4 – O último bloco de tarefas a serem realizadas são as que têm baixa urgência e baixa importância, ou seja, são atividades que podem ser evitadas ou serem deixadas para depois, pois elas não pedem atenção e também não tem importância. Alguns exemplos são: diversão ou lazeres não planejados, discussões sem propósito, internet improdutiva, aplicativos de conversa.
Aplicando este simples método de produtividade, sua vida poderá ficar mais organizada, com prioridades bem definidas, rotina sem stress e surpresas desagradáveis. Além disso, suas possibilidades de realização, foco, dedicação e principalmente atingimento de metas, aumentarão muito.
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