Você já parou para pensar em quantas reuniões você participa no seu cotidiano? O que passa na sua cabeça quando recebe um convite ou convocação para mais um encontro?
No mundo corporativo, onde as decisões são descentralizadas, reuniões e mais reuniões são utilizadas para apreciação de temas e decisões importantes. São muitas horas investidas com grupo de pessoas reunidas em torno de um assunto pertinente, onde a equipe precisa de uma decisão.
Como fazer para ter resultado e aproveitar melhor o tempo das pessoas? Como fazer para que, no final do encontro, tenhamos a certeza que o tempo foi maximizado pela equipe e os melhores resultados foram encontrados, não tendo a nítida sensação de que foi um tempo em vão?
Veja 11 dicas para alcançar resultados eficazes em encontros de grupos de trabalho:
Agendar com tempo: Toda reunião precisa ser agendada com tempo hábil para que os convidados programem sua participação. Não importa que seja ordinária (como de costume) ou extraordinária (fora do cronograma), ou até mesmo urgente. Todos precisam ser avisados com antecedência.
Horário para terminar: Como a reunião previamente agendada tem horário para iniciar, é comum não haver previsão de seu encerramento. Coloque uma previsão de quando acabará.
Algumas reuniões, como por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas, não devem mesmo encerrar a não ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
Condução: Toda a reunião precisa de um responsável que dirigirá todo o processo do encontro. Geralmente será o líder da equipe, e sua responsabilidade irá desde a identificação da necessidade, preparação da pauta, envio dos convites, mediação e registro até a disponibilização da ata aos participantes. Seu maior desafio será a condução, mediação dos tópicos postos em discussão e encontrar os melhores resultados do encontro.
Pauta: Ao elaborar a pauta o mediador deverá ter em mente os assuntos que são extremamente necessários para apreciação dos participantes. Deverá analisar item a item e questionar se realmente é necessário a participação do elenco na reunião. Assuntos que não são pertinentes a todos poderão ser resolvidos apenas por pessoas envolvidas com o tema, não os colocando em exposição para todo o grupo.
Foco: Mantenha o foco no tópico em discussão, não permitindo que assuntos paralelos venham atrapalhar a reunião. Sempre que houver desvios de atenção, chame os envolvidos para que imediatamente voltem sua atenção para a pauta. Quanto mais focados no assunto estiverem, mais rápido e eficiente será a resolução para o problema em discussão.
Tempo: O tempo destinado a uma reunião de resultados é extremamente importante, visto a eficácia na atenção dos participantes. Sua maior eficiência dentro de um espaço é de até 01h30min. A partir deste tempo, os participantes, no geral, começam a perder concentração nos assuntos em discussão. É importante que a pauta seja dividida em tópicos, determinando o tempo a ser investido para cada item.
Atenção aos monólogos: Ao montar uma pauta, analise se haverá necessidade de outra pessoa falar. Caso precise, insira seu nome, informando o tempo que o indivíduo terá para discorrer o assunto. Após a exposição, será necessário abrir a palavra para que os demais possam fazer suas críticas, opiniões ou sugestões. Evite oportunizar que uma só pessoa fale, pois, reuniões de resultados só são válidas com a participação de todos.
Interrupções: Trabalhe para que não haja interrupções ao longo do encontro. É comum participantes receberem mensagens ou ligações via telefones celulares. Combine no início do encontro como serão os procedimentos nestes casos. Se possível, negocie para que todos deixem seus aparelhos no modo silencioso ou até mesmo desligados. A atenção parcial dos participantes poderá influenciar na eficácia do encontro.
Registro: Tenha sempre uma pessoa registrando as decisões do grupo. Tal procedimento poderá ser feito através de gravações de áudio e vídeo, previamente combinados, ou fotos e anotações em papel. Todos os tópicos abordados na pauta precisam ter uma resolução. No final, após todos os temas terem sidos abordados, abra espaço para a “Palavra Livre”. Este é o momento para tratar de assuntos que estão fora da pauta e que são pertinentes ao grupo todo, como por exemplo a agenda de trabalhos, assuntos ou temas que estão acontecendo na entidade, instituição ou organização no qual os participantes fazem parte.
Aprovação: No decorrer do encontro, a pessoa designada a registrar os assuntos decorridos fará as devidas anotações e registros, redigindo um texto que posteriormente passará ao coordenador do encontro para fazer suas considerações. Por fim o encarregado da reunião enviará aos participantes para aprovação. Os mesmos terão um tempo determinado para leitura e considerações.
Publicação: Por fim, após o tempo destinado à leitura e aprovação do grupo, o coordenador do encontro fará a publicação do documento denominado “Ata da reunião”, que servirá como um documento oficial da organização e os tópicos definidos pela equipe servirão de novas regras para as pessoas envolvidas. Há a possibilidade de serem recolhidas assinaturas no próprio documento redigido, servindo como aval dos participantes das decisões tomadas. A publicação poderá ser feita em sites, murais, por e-mail ou outro dispositivo eletrônico.
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